IT-hankinnat ovat harvoin suoraviivaisia

Digitalisoitumisen liikkuessa vääjäämättömästi eteenpäin joutuvat yritykset pysymään sen mukana, mikä tarkoittaa uusien IT-palveluiden ja -järjestelmien käyttöönottoa. Nämä palvelut ja järjestelmät ovat kuitenkin usein yritysten oman ydinosaamisen ulkopuolella, jolloin niiden hankinta ei ole helppoa.

Kirjoittaja: Aki Vainio

DigiUP on Euroopan aluekehitysrahaston ja Päijät-Hämeen liiton rahoittama LAB-ammattikorkeakoulun (LAB) ja LUTin yhteisesti toteuttama projekti, jossa autetaan päijäthämäläisiä yrityksiä tuomaan digitaalisuutta osaksi yrityksen strategiaa. Osana tätä DigiUPin LABin tiimi järjestää työpajoja yhdessä kohdeyritysten kanssa (esimerkiksi Sore 2021). Näissä työpajoissa keskustellaan usein mahdollisista hankinnoista, joita yritys harkitsee. Vaikka yrityksellä olisikin kokemusta hankinnoista, IT-hankinnat ovat luonteeltaan hyvin erilaisia kuin useimmat muut ja sen vuoksi ne tarvitsevat erilaista lähestymistapaa. Toisaalta myös moniin laitteisiin liittyy tänä päivänä ohjelmistoja tai muita IT-palveluita, jotka muuttavat usein hankinnan luonnetta tavalla, joka on hyvä ymmärtää (esimerkiksi Koebler 2017; Greenberg 2022).

Alamin (2016, 62-63) mukaan noin joka neljännes IT-projekti epäonnistuu täysin, noin puolessa tarvitaan merkittäviä lisätöitä ja 20-25% ei ole koskaan tuottavia. Lisäongelmia tuottaa se, että monien suurien organisaatioiden tyypillinen vastaus tällaisiin tilanteisiin, eli rahalliset lisäpanostukset, useimmiten vain pahentavat tilannetta (Alami 2016, 63). Tämä johtuu siitä, että huonosti suunnitellut projektit muuttuvat helposti monimutkaisiksi ja lisärahan sijoittaminen vain kasvattaa tätä monimutkaisuutta. Harvoilla on kuitenkaan mahdollisuutta tai riittävää asiantuntemusta tällaisen tilanteen tunnistamiseen.

Suunnitelmallisuus on avain

Harva yritys lähtee tekemään IT-hankintoja täysin tyhjälle pöydälle. Uusien järjestelmien pitää usein toimia jollain tapaa yhteen olemassa olevien järjestelmien kanssa tai vastaavasti, jos järjestelmiä ei vielä ole, on tärkeää huomioida tulevaisuuden tarpeet ottamalla suunnitellut hankinnat huomioon jo nyt.

Monet järjestelmät ovat integroitavissa jollain tapaa toisiin järjestelmiin. Tämä saattaa tarkoittaa esimerkiksi helppoa tiedonsiirtoa järjestelmästä toiseen, mutta on myös mahdollista, että järjestelmät osaavat toimia jollain tapaa keskenään automaattisesti. Tällaiset mahdollisuudet ovat usein ratkaisevassa asemassa hankinnoista päätettäessä, joten niistä kannattaa olla tietoinen. Mikäli valmiita integraatioita ei ole olemassa, ne voidaan usein luoda, mutta tämä saattaa olla tilanteesta ja toivotusta toiminnallisuudesta riippuen kallista.

Järjestelmiä ei voi myöskään ottaa käyttöön missä vain. Ne vaativat ympäristöjä toimiakseen. Tämä saattaa tarkoittaa perinteisiä pöytätietokoneita tai mobiililaitteita, mutta myös esimerkiksi palvelintilaa, verkkoyhteyksiä tai erilaisia antureita. Hankintoja tehtäessä kannattaa olla tietoinen, mikä näistä onnistuu omassa toimintaympäristössä. Esimerkiksi tuotantotilaan ei välttämättä voi tuoda mitä tahansa tietokonetta.

Monille yrityksille tärkeä elementti on myös toimintaympäristö oman yrityksen ulkopuolella. Jos yrityksellä on tarvetta siirtää tietoa toisille yrityksille tai asiakkaille, tämä pitää huomioida hankintoja tehtäessä.

Erityisen tärkeä elementti hankintoja tehtäessä on priorisointi. Tätä täytyy tehdä sekä sen suhteen, mitkä hankinnat tehdään ensin, että siitä näkökulmasta, mitä itse järjestelmissä painotetaan. Omista näkökulmista pieni toiminto saattaa olla kallis juuri tiettyyn tuotteeseen lisättynä, joten jokaisen toiminnon tärkeys on hyvä pitää mielessä.

Kumppanuus saattaa kannattaa

Jos kehittämistarpeita on paljon, saattaa olla parempi hankkia palveluntarjoajan sijaan IT-kumppanuus. Tämä on palvelu, jota monet IT-alan yritykset tarjoavat. Oikean kumppanin löytäminen saattaa olla haasteellista, koska moni yritys lupaa mielellään tällaisen mahdollisuuden avautuessa paljon, mutta samaan aikaan kaikki palveluntarjoajat eivät välttämättä ymmärrä riittävästi juuri tiettyyn alaan liittyvistä kysymyksistä.

Oikean kumppanin löytämisestä on kuitenkin paljon etuja. Hyvä kumppani on tietoinen yrityksen tilanteesta ja heillä on usein näkemyksiä siitä, miten yrityksen IT-järjestelmiä voisi kehittää. Kumppanin kanssa pidetään säännöllisesti tapaamisia, jotta kumpikin osapuoli on tietoinen tilanteesta ja mahdollisuuksista. Sopimuksesta riippuen IT-kumppani saattaa myös ottaa vastuulleen päivittäisiä tukitoimia. Mikäli yritys toimii aktiivisesti verkostossa, saattaa tulla kysymykseen yhteisen IT-kumppanin hankinta tai tuominen osaksi verkostoa.

Itse järjestelmä on pieni osa hankintaa

IT-järjestelmät vaativat muutoksia yrityksen toimintatapoihin. Hyötyjä ei saavuteta, mikäli prosesseja ei muuteta siten, että ne käyttävät hankittuja järjestelmiä mahdollisimman hyvin. Tyypillinen virhe tähän liittyen on se, että käyttäjiä ei oteta huomioon hankintaa tehdessä, jolloin paljastuu liian myöhään, että järjestelmä ei palvelekaan tarkoitustaan, tai käyttäjät, joiden näkemyksiä ei ole kuultu, eivät ota järjestelmää toivotulla tavalla käyttöön. Käyttöön pitää myös kouluttaa ja tehdä riittävät ohjeistukset, jotta järjestelmiä ei käytetä väärin.

Palveluntarjoajan kanssa on usein tehtävä niin sanottu service level agreement eli SLA. Se tarkoittaa takuuta palvelun tai järjestelmän taatusta tasosta. Vaikka monet tilanteet ovat vaikeasti ennakoitavia, SLA:lla voidaan ainakin taata, että palveluntarjoajan pitää olla valmis ainakin tyypillisiin ongelmatilanteisiin. Tämäkin riippuu hyvin paljon tuotteen luonteesta. Esimerkiksi verkkosivujen toimivuutta voi tarkkailla automaattisesti, joten kannattaa selvittää tekeekö palveluntarjoaja näin.

Yksi tärkeä näkökulma on myös tietoturva. Monimutkaisiin tietojärjestelmiin, jotka koostuvat usein monista erilaisista palikoista, saattaa muodostua aukkokohtia, joita voidaan käyttää erilaisiin tietomurtoihin. Tällaisten aukkojen paikantaminen ilman alan asiantuntijaa on myös hankalaa, joten tässäkin on tärkeää pohtia prioriteetteja. Joitain tietoja, kuten henkilöihin liittyviä, täytyy säilyttää myös näissä järjestelmissä asianmukaisesti, joten niihin liittyvät riskit täytyy arvioida ensin.

Jo hankintaa tehdessä kannattaa myös ottaa huomioon mitä tapahtuu, kun järjestelmä aikanaan poistuu käytöstä. Toimittajat haluavat usein sitoa käyttäjiä omiin järjestelmiinsä, jolloin esimerkiksi tietojen siirtäminen saatetaan tehdä hankalaksi. Valintoja tehdessä ei ole pahitteeksi ottaa tästä selvää.

Apua löytyy

DigiUPissa on luotu muistilista asioista, joita kannattaa huomioida IT-hankintoja tehtäessä (Vainio & Sandelin 2021). Tämä lista kuitenkin auttaa vain alkuun ja huolehtii, että mahdolliset ongelmakohdat tulevat huomioiduksi hankintaa suunniteltaessa. Erityisesti isoihin IT-hankintoihin liittyy kuitenkin paljon selvittämistä ja tutkimista. Niihin ei kannata lähteä kevyesti. Epäonnistunut hankinta ei maksa kuitenkaan pelkästään hintalapun verran, vaan se saattaa esimerkiksi viivästyttää tuotantoa, heikentää brändiä tai maksaa sakkoina, jos tietoturva pettää väärässä paikassa.

Lähteet

Alami, A. 2016. Why Do Information Technology Projects Fail? Procedia Computer Science. Vol. 100, 62-71. Viitattu 7.6.2022. Saatavissa https://doi.org/10.1016/j.procs.2016.09.124

Greenberg, A. 2022. Ice Cream Machine Hackers Sue McDonald’s for $900 Million. Wired. Viitattu 7.6.2022. Saatavissa https://www.wired.com/story/kytch-ice-cream-machine-hackers-sue-mcdonalds-900-million/

Koebler, J. 2017. Why American Farmers Are Hacking Their Tractors With Ukrainian Firmware. VICE. Viitattu 7.6.2022. Saatavissa https://www.vice.com/en/article/xykkkd/why-american-farmers-are-hacking-their-tractors-with-ukrainian-firmware

Sore, S. 2021. Liiketoiminnan digitalisointia etätyöpajoilla. LAB Focus. Viitattu 20.5.2022. Saatavissa https://blogit.lab.fi/labfocus/liiketoiminnan-digitalisointia-etatyopajoilla/

Vainio, A. & Sandelin, J-E. 2021. Apua IT-tarjouspyyntöihin. LIITODigi. Viitattu 8.6.2022. Saatavissa https://digiruori.fi/liitodigi/wp-content/uploads/2021/12/Apua_IT-tarjouspyyntoihin.pdf